Die Verwendung von Microsoft Mail-Services, wie Hotmail, Outlook und Mail365, kann für uns als Anbieter von DomainExpress und anderen E-Mail Providern zu einem frustrierenden Dilemma führen. Immer wieder treten Blocklist-Probleme auf, die den reibungslosen Mailversand in Richtung von Microsoft gehosteten E-Mail-Adressen beeinträchtigen. Diese Schwierigkeiten werden durch verschiedene Faktoren verstärkt, die von mangelnder Kommunikation bis hin zu fragwürdigen KI-Algorithmen reichen.
Ein Hauptgrund für die wiederkehrenden Probleme ist die mangelnde Erreichbarkeit eines direkten Ansprechpartners bei Microsoft. Statt eines direkten Kontakts steht lediglich ein Email-Formular zur Verfügung, das von einem externen Call Center ausserhalb der USA betreut wird. Dies erschwert die schnelle Lösung von Blocklist-Problemen erheblich und führt zu langwierigen und frustrierenden Prozessen.
Ein weiteres Ärgernis ist die Spontanität der auftretenden Probleme. Wir sehen, dass unsere Mails an Microsoft gehostete Adressen plötzlich abgelehnt werden, ohne dass eine klare Ursache erkennbar ist. Dies führt zu einem erheblichen Zeitverlust bei der Fehlerbehebung und stellt eine Belastung für den reibungslosen Geschäftsablauf von uns und Kunden dar.
Ein besonders ärgerlicher Aspekt ist die Tatsache, dass sogar zufällige IP-Adressen, die beispielsweise nur für den Rechnungsversand genutzt werden, spontan gelistet werden. Microsoft scheint Schwierigkeiten damit zu haben, die Ursachen dieser Listungen zu identifizieren und dauerhaft zu beheben. Dies führt dazu, dass wir regelmäßig De-Listing-Maßnahmen ergreifen müssen, ohne einen klaren Grund für die Blockierung zu kennen. Unsere Mitarbeiter haben in mehreren Fällen festgestellt, dass trotz der Bestätigung von Microsoft oder deren Support-Center, dass unsere Adressen nicht auf einer Sperrliste stehen, unsere Protokolle gleichzeitig Ablehnungen anzeigen.
In der Regel teilt uns Microsoft dann mit, dass kein Problem festgestellt werden kann. Setzen wir daraufhin weitere Support-Anfragen auf und weisen auf die Unregelmäßigkeiten hin, erhalten wir dann von einem anderen Microsoft-Mitarbeiter die Information, dass die Störung behoben wurde oder dass Mitigations-Maßnahmen ergriffen wurden.
Die Nutzung von KI oder ähnlichen Technologien durch Microsoft zur Identifikation von Spam und problematischen IP-Adressen scheint ebenfalls suboptimal zu funktionieren. Trotz sorgfältiger Nutzung aller von Microsoft angebotenen Tools für Email-Provider erhalten wir regelmäßig negative Rückmeldungen und sehen uns mit Blockaden konfrontiert.
Ein weiteres Paradoxon besteht darin, dass Microsoft von externen Sendern ein striktes Regelwerk erwartet, während sie selbst solche Maßnahmen nicht auf ihre eigenen Mail-Server anwenden. Wir werden aufgefordert, Mails von defekten oder schlecht konfigurierten Microsoft Mail-Servern anzunehmen und diese als „gute Mail-Server“ zu whitelisten. Dies führt zu einem fragwürdigen Umgang mit Spam und defekten Servern seitens Microsoft.
Die scheinbare Monopolstellung durch Dienste wie Outlook, Teams und Hosted Office ermöglicht es Microsoft, Teile des Internets ohne klaren Grund und sporadisch vom Mail-Verkehr auszuschließen, was insbesondere für kleinere Provider erhebliche Kosten verursacht. Es bleibt zu hoffen, dass Microsoft in Zukunft effektivere Lösungen implementiert und eine transparentere Kommunikation mit uns als betroffenem Unternehmen ermöglicht. Als einzige Lösung bleibt uns daher nur der Rat, auf Mail-Services von Microsoft zu verzichten.
Ein Beispiel wie ein solcher Fehler im Rücklauf aussieht:
Dec 12 16:07:07 mail postfix/smtp[19005]: 993094B499: to=, relay=eur.olc.protection.outlook.com[104.47.1.33]:25, delay=0.45, delays=0.02/0.01/0.4/0.01, dsn=5.7.1, status=bounced (host eur.olc.protection.outlook.com[104.47.1.33] said: 550 5.7.1 Unfortunately, messages from [XXXXX] weren’t sent. Please contact your Internet service provider since part of their network is on our block list (S3150). You can also refer your provider to http://mail.live.com/mail/troubleshooting.aspx#errors. [VE1EUR01FT091.eop-EUR01.prod.protection.outlook.com 2023-12-12T15:07:07.057Z 08DBF85] (in reply to MAIL FROM command))
Zusätzliche Microsoft Probleme bei der Abwicklung
Microsoft hat immer wieder mit technischen Problemen beim De-Listing zu kämpfen und ist nicht in der Lage, dies dauerhaft zu beheben. Zuletzt trat dieses Problem am 23. Januar 2024 auf und man schrieb uns: „Vielen Dank für Ihre Geduld. Derzeit haben wir technische Schwierigkeiten, und unsere Ingenieure arbeiten daran, das Problem so schnell wie möglich zu lösen.“